Événements associatifs
Retrouvez toute mon expérience en lien avec les Événements Associatifs.
2015
Assistant Chef de projet / Régisseur Général / Chargé de mission Animations Musicales
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C'est grâce à ma licence OME (Organisation et Management de l'Événement) que j'ai pu travailler sur ce projet. J'ai occupé, entre autre, un poste d'assistant Chef de projet. Je précise que le temps imparti pour monter l'intégralité de l'opération, a été d'un mois et demi. Mes missions furent nombreuses et en voici un aperçu global :
En amont :
- Développer le projet initial par de nouvelles idées (être force de propositions),
- Déléguer des responsabilités à chacun (deux personnes responsables par pôle de l'événement),
- Construire les outils de communication,
- Diffuser l'information à travers toute la ville (flyers chez les commerçants et affichage des affiches),
- Construire les supports nécessaires aux diverses animations,
- Construire et développer tout un programme d'animations musicales en allant chercher de nouveaux partenariats,
- Gérer totalement les animations musicales et ces nouveaux partenaires (besoins spécifiques, emplacement, accueil, résolution de diverses problématiques),
- Scénariser le lieu choisi pour le déroulement de l'événement (quai Rambaud à Lyon, juste derrière la Sucrière).
Le Jour J :
- Gérer l'intégralité du déchargement de l'utilitaire en positionnant les matériels en fonction de leur emplacement,
- Monter les différents stands animations et celui de l'accueil,
- Gérer la relation avec la sucrière sur des besoins techniques précis,
- Positionner les différents supports de communication,
- Manager l'équipe,
- Accueillir les musiciens et les installer,
- Assurer le suivi complet durant tout l'événement des partenaires musicaux,
- Résoudre diverses problématiques,
- Désinstaller l'événement en pliant les matériels et en prenant bien soin des "œuvres" réalisées.
Ce fut une magnifique opportunité pour développer mes compétences et acquérir de nouveaux savoirs. La Chef de projet m'a beaucoup accompagné en me laissant une parfaite autonomie sur les missions sur lesquelles je m'étais engagé à réaliser. Elle a su être à mon écoute et d'excellents conseils quand cela s'avérait nécessaire. J'ai travaillé seul sur toutes mes responsabilités, contrairement aux autres membres de l'équipe qui était en binôme. L'événement a rencontré une difficulté qui a été d'être à deux endroits différents le même jour. J'ai préféré focaliser mon énergie sur la manifestation lyonnaise et permettre à d'autres personnes de prendre les rennes sur Vienne. Cela dit, les préparatifs ont été réalisés sur les deux villes en même temps (aucune distinction particulière, si ce n'est le dispositif en lui-même).
Cet événement est à l'initiative d'un artiste, Jean Louis FRANKL. Une structure associative s'est développée autour de cet événement, pilotée par la Chef de projet Céline RAISS. L'événement avait pour but de proposer un moment de partage aux passants sur les valeurs de la Paix avec plusieurs ateliers créés pour l'occasion. Il s'est déroulé à Vienne et à Lyon. Son symbole est le Fresco (image ci-contre).
2011
Metteur en scène / Décorateur plateau
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Spectacle de fin d'année - 31 déc 2011
Pour leur événement annuel, j'ai été chargé de réaliser l'intégralité du spectacle de cette soirée. J'ai donc géré de A à Z ce show qui s'est déroulé au moment du repas. Comme un vrai Chef d'orchestre, j'ai créé, développé et réalisé ce spectacle. C'est avec l'aide d'amateurs volontaires que diverses saynètes ont pu régaler les yeux et les oreilles des hôtes. En plus de la gestion du projet, j'ai réalisé l'ensemble des décors et la mise en scène de chaque passage.
2009 et 2007
Chef de projet / Régisseur Général
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Sur cette première édition côté organisation, j'ai énormément apprécié mon poste pour la diversité des missions accomplies. J'ai eu un excellent relationnel avec l'ensemble des partis qui m'a valu des félicitations. Elles ont remercié mon côté organisationnel et rigoureux sur ma capacité de gestion des multiples éléments. J'ai également reçu des remerciements de la part des participants sur la qualité de l'événement et notamment sur tout le programme d'animations que j'avais monté sur la Marche et le Village associatif. Cette édition avait fait un bon de plus de deux mille participants, passant le cap des huit milles manifestants.
C'est au sein de l'association Arc en ciel Toulouse que j'ai travaillé sur l'un de leurs plus importants événements. J'ai occupé le poste de Chef de projet ayant pour principales missions les suivantes :
En amont :
- Construire un nouveau projet (slogan, animations, partenaires, ...),
- Construire et développer des animations sur le Village des associations et partenaires pour le faire vivre,
- Rechercher de nouveaux partenaires,
- Entretenir la relation entre les partenaires commerciaux et associations fidèles et l'association AEC,
- Construire un nouveau programme avec une nouvelle identité visuelle, regrouper l'intégralité des éléments pour le graphiste (relation permanente avec lui),
- Distribuer les affiches et les programmes chez les partenaires et commerçants,
- Rendre compte auprès du Conseil d'Administration de l'avancée du projet, soumettre les idées pour validation,
- Manager l'ensemble des bénévoles sur ce projet,
- Déterminer et gérer l'emplacement au sein du défilé de chaque char (commerçants, associations, syndicats, ...).
Le Jour J :
- Monter et installer tout le matériel par stand,
- Contrôler en faisant un point complet sur chaque stand avant l'arrivé des premiers exposants,
- Accueillir l'ensemble des associations et partenaires sur le village,
- Les orienter et leur indiquer leur emplacement,
- Les aider en cas de besoin, sur le montage de leur stand,
- Accueillir les partenaires concernant les animations,
- Accueillir les premiers visiteurs,
- Positionner chaque char, sur le défilé, en fonction du plan établi préalablement,
- Bien vérifier les cordons de sécurité autour des chars,
- Faire démarrer la Marche par le cortège de tête et donner le top départ à chaque char en respectant une distance de sécurité,
- Accompagner la Marche et pallier à toutes les problématiques,
- Lancer le top départ du programme des animations sur le Village,
- Désinstaller le Village en rangeant les matériels et prendre soin du nettoyage de l'espace public pour le rendre impeccable.
Après :
- Réaliser tous les comptes rendus et les bilans,
- Assister à la dernière réunion de l'année de l'association (en Juillet),
- Émettre des recommandations pour les prochaines éditions,
- Réceptionner les besoins et les nouvelles demandes.
Cette nouvelle édition pour moi côté organisation, a été particulièrement stressante. La raison principale a été que le Village et le point d'arrivée de la Marche se faisait sur la Place du Capitole en plein cœur de la ville de Toulouse. Une première historique ! J'ai du gérer énormément de problématiques avec ce nouvel emplacement, dont notamment des plots en béton non prévus et non communiqués par les services municipaux qui m'ont obligé d'être réactif et de revoir le plan du Village en moins d'un quart d'heure. Grâce à cette édition, j'ai pu travailler d'avantage certaines de mes qualités présentes aujourd'hui, comme la gestion de stress ou encore la capacité à s'adapter face aux conditions du terrain, sans oublier la flexibilité. Grâce à tout le dynamisme mis sur cette édition, le nombre de participants a littéralement explosé passant à plus de dix milles.
