Événements corporate

Retrouvez toute mon expérience au sein des Événements Corporate.

La société AEP, centre d'affaires sur Perpignan, avait lancé l'organisation de son premier congrès international sur le théme de la santé intégrative. Ce congrès était prévu pour les 8, 9 et 10 Septembre 2022, à Séville, au sein du Fibes (centre de congrès). Pour mener à bien toutes les opérations logistiques et de coordination, le comité d'organisation a décidé, en Mai 2022, de faire appel à mes services.

Mes missions furent nombreuses, en voici quelques unes :

                         - Établir toutes les recommandations,

                         - Redéfinir l'organisation du travail (qui fait quoi),

                         - Retravailler le planning établi du congrès, notamment sur les temps consacrés pour les pauses,

                         - Travailler avec le chef de projet sur la cérémonie d'ouverture en proposant un format dynamique,

                         - Revoir le positionnement de l'offre "VIP" en suggérant une palette de services et d'activités plus importante,

                         - Faire toutes les reconnaissances demandées sur Séville,

                         - Configurer au sein du Fibes, Intègr'Expo en adaptant le lieu en fonction des besoins du congrès,

                         - Contacter et réaliser des devis sur diverses prestations,

                         - Rechercher des solutions face à différentes problématiques,

                         - Créer et travailler la scénographie sur la cérémonie d'ouverture et de fermeture ainsi que certaines conférences.

Pour avancer dans le travail et réaliser l'ensemble des devis nécessaires, le client m'a envoyé sur Séville du 3 au 7 Juillet 2022. Lors de ce déplacement très important pour le congrès, j'ai rencontré l'ensemble des prestataires et j'ai du définir l'intégralité des besoins pour le client. Ceux-ci se résument avec les points principaux suivants :

         - Choix des salles,                                                                                                - Définition du dispositif hôtesses et agents de sécurité,

         - Configuration matérielle et technique de chaque salle utilisée,              - Agencement des espaces accueil et VIP,

         - Définition et positionnement de l'ensemble de la signalétique,              - Modélisation de toute la restauration,

         - Implantation des différents espaces au sein de la zone accueil,             - Dégustation et correction du menu de gala.

Voici la quasi totalité des documents que j'ai produit pour résumer l'intégralité de mon travail sur place et bien expliquer au client l'ensemble des points. Je n'ai pas fait apparaître un document qui s'intitule "Tâches restantes" qui fait le point, comme son nom l'indique, de ce qui restait à faire.

Malgré tout le travail préparatoire réalisé, une énergie, une motivation et une détermination exemplaire, le client a finalement décidé d'annuler son congrès. La raison essentielle évoquée est une prise de risques trop importante pour les congressistes et l'ensemble des intervenants au vue de la situation épidémiologique mondiale constatée à ce moment-là (fin juillet 2022).

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Lors de leur premier Café Freelance sur Lyon, ils ont proposé aux personnes présentes de pouvoir organiser pour eux cet événement chaque mois. C'est à cet appel que j'ai répondu favorablement. Voici donc les missions que j'ai réalisées pour leur compte (Avril à Décembre) :

- Développer le concept sur Lyon en élargissant la communication virtuelle et réelle,

- Trouver de nouveaux partenaires pour accueillir physiquement l'événement,

- Installer les supports de communication et la vidéo le jour J,

- Accueillir les personnes inscrites à l'événement via la plateforme EventBride et les non inscrites,

- Animer les Cafés,

- Développer sur Lyon un champ de partenariats permettant aux freelances d'avoir accès à des services avec des prix négociés.

C'était une aventure intéressante et je suis heureux d'avoir pu y participer. J'ai fait mon maximum pour surtout développer l'accueil de l'événement dans de nouveaux lieux. Grâce à mon investissement, les Cafés Freelance by Coworkees Lyon a de tous nouveaux partenaires qui vont accompagner ce développement dans un but de co-construction. Après ce travail riche, j'ai pris la décision de quitter l'aventure pour laisser ma place à d'autres freelances de prendre les rennes et de vivre une aventure enrichissante. Mon travail d'organisation ayant été accompli, je me suis focalisé sur de nouveaux projets.

Retrouvez la recommandation faite par le Directeur Général de La Cuisine du Web,

en cliquant ici.

Dans le cadre du Forum de l'entrepreneuriat 2017 qui s'est tenu sur trois villes, j'ai été un des deux assistants de la Chef de projet. J'ai réalisé les missions principales suivantes :

Parcours Rapid'Experts :

- Mettre complètement en place les différentes bornes d'expertise où le visiteur avait accès en toute liberté, en présence des différents partenaires de l'événement),

- S'assurer que chaque borne avait bien ses représentants,

- Orienter les visiteurs.

Rendez-vous pré-qualifiés :

- Planifier et organiser des rendez-vous particuliers avec les partenaires, accessibles aux visiteurs par un appel auprès du Centre Contact Client (CCC) de la CCI qui filtrait les demandes,

- Gérer l'intégralité des plannings de présence de chaque expert,

- Assurer la liaison entre le CCC et moi-même pour une parfaite gestion,

Espaces Presse :

- construire un espace gratuit, présent à l'entrée du Forum, pour l'ensemble des visiteurs ; il a été réalisé grâce aux différents partenariats que j'ai réussi à trouver grâce à la présence de certaines publications en lien avec le monde entrepreneurial (SOCIALTER / L'Express / Futuribles / guides "s'installer à" / Eco Réseau Business / La Tribune de Lyon / Le Progrès Economique / Le Tout Lyon affiche / Bref Eco),

- gérer son approvisionnement tout au long du Forum.

Speed Business Meeting sur la Loire :

- concevoir, organiser et mettre en place des rencontres sur un format rapide pour aider à développer le réseau des entrepreneurs ou porteurs de projets qui ont participé à cet atelier,

- Concevoir et créer un atelier avec un partenariat sur la présentation et la posture a adopté en fonction de son interlocuteur,

Site internet "Pitch ta boîte" :

- Mettre à jour l'ensemble du site

- Revoir la présentation des vidéos des participants.

Veille écosystème de l'entrepreneuriat sur la Loire :

- créer une base de données la plus complète possible qui référence toutes les structures, organisations, entreprises ... qui agissent sur le territoire en lien direct avec l'entrepreneuriat.

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