Événements corporate

Retrouvez toute mon expérience au sein des Événements Corporate.

Je vous présente le second roadshow sur lequel je travaille avec autant de misssions et de responsabilités (le premier fut l'enquête publique sur la création d'une nouvelle ligne de métro à Lyon). C'est toujours avec autant de plaisir et de passion que j'accompagne l'entreprise internationale de l'aéronautique DAHER dans sa démarche et son organisation pour la réussite de cette opération interne particulière. Il s'agit d'une formation très importante d'une journée pour l'ensemble des managers en France et à l'étranger. Pour ma part, mon périmètre d'action a été limité à la France métropolitaine.

Voici la liste non exhaustive des principales missions que je réalise :

- Rechercher des lieux pouvant accueillir le dispositif de la formation sur Marseilles, Orly et Tours,

- Monter et négocier les devis en fonction du cahier des charges,

- Aller sur place pour y faire les repérages, valider ou non et faire un compte rendu précis pour la Responsable Événements du groupe,

- Réaliser toutes les tâches administratives de chaque session : créer et imprimer les badges, les feuilles d'émargement, les listings pour les agents de sécurité et l'accueil, créer des affiches d'indications, imprimer et préparer l'ensemble des supports spécifiques pour chaque session,

- Coordonner l'ensemble des services et personnes concernées par l'accueil des sessions de formation sur les sites DAHER de Cornebarrieu et de Tarbes,

- Accueillir, assister et coordonner l'ensemble des prestataires dans le montage et démontage de chaque session,

- Résoudre toutes les problématiques liées au montage,

- Préparer toutes les tables avec les supports imprimés en amont,

- Déployer les kakémonos et les disposer en fonction de la demande du responsable,

- Réaliser un plan précis avec le nom de chaque table (reprenant les même codes qu'un plan de salle pour un mariage), l'imprimer et l'afficher,

- Préparer la zone accueil : mettre en place un comptoir d'accueil, disposer les badges ranger par ordre alphabétique sur une table, disposer le listing des participants avec des stylos, briefer les personnes qui sont responsables d'accueillir les participants,

- Accueillir les participants et résoudre les divers problèmes (personnes en plus à répartir sur les tables en respectant un nombre précis par table, bien noter les "switch" des personnes, faire remonter les absents, gérer les retardataires, ...),

- Répondre à toutes les questions d'ordre logistique (lieu pour la restauration, taxis, wc, documents à transporter, ...),

- Trouver et mettre e place une zone pour réaliser des interviews (se coordonner avec la personne en charge des captations),

- Mettre à jour les listings, les feuilles d'émargement et les badges en fonction des derniers éléments renseignés dans la limite du possible (modifications pouvant survenir le matin même de la tenue de la session),

- Être en relation permanente avec le "focal point" en fonction des besoins,

- Accompagner l'ensemble des sessions prévues en France, sauf exception.

Sur ce second roadshow, j'apprécie vraiment la confiance de mon client dans la réalisation de ces sessions de formation. Il sait qu'il peut compter sur toute mon énergie et mon implication dans le projet pour présenter une salle conforme à leurs attentes, leur permettant ainsi de se focaliser sur le contenu et les échanges avec les participants.

Je continuerai à accompagner DAHER sur de prochaines opérations avec autant de plaisir, aussi souvent qu'ils en feront la demande.

Je remercie sincèrement l'ensemble des responsables et des équipes que j'ai rencontré pour l'intégralité des échanges que nous avons eu et la confiance qu'ils m'ont porté tout au long de cette riche aventure.

La société AEP, centre d'affaires sur Perpignan, avait lancé l'organisation de son premier congrès international sur le théme de la santé intégrative. Ce congrès était prévu pour les 8, 9 et 10 Septembre 2022, à Séville, au sein du Fibes (centre de congrès). Pour mener à bien toutes les opérations logistiques et de coordination, le comité d'organisation a décidé, en Mai 2022, de faire appel à mes services.

Mes missions furent nombreuses, en voici quelques unes :

                         - Établir toutes les recommandations,

                         - Redéfinir l'organisation du travail (qui fait quoi),

                         - Retravailler le planning établi du congrès, notamment sur les temps consacrés pour les pauses,

                         - Travailler avec le chef de projet sur la cérémonie d'ouverture en proposant un format dynamique,

                         - Revoir le positionnement de l'offre "VIP" en suggérant une palette de services et d'activités plus importante,

                         - Faire toutes les reconnaissances demandées sur Séville,

                         - Configurer au sein du Fibes, Intègr'Expo en adaptant le lieu en fonction des besoins du congrès,

                         - Contacter et réaliser des devis sur diverses prestations,

                         - Rechercher des solutions face à différentes problématiques,

                         - Créer et travailler la scénographie sur la cérémonie d'ouverture et de fermeture ainsi que certaines conférences.

Pour avancer dans le travail et réaliser l'ensemble des devis nécessaires, le client m'a envoyé sur Séville du 3 au 7 Juillet 2022. Lors de ce déplacement très important pour le congrès, j'ai rencontré l'ensemble des prestataires et j'ai du définir l'intégralité des besoins pour le client. Ceux-ci se résument avec les points principaux suivants :

         - Choix des salles,                                                                                                - Définition du dispositif hôtesses et agents de sécurité,

         - Configuration matérielle et technique de chaque salle utilisée,              - Agencement des espaces accueil et VIP,

         - Définition et positionnement de l'ensemble de la signalétique,              - Modélisation de toute la restauration,

         - Implantation des différents espaces au sein de la zone accueil,             - Dégustation et correction du menu de gala.

Voici la quasi totalité des documents que j'ai produit pour résumer l'intégralité de mon travail sur place et bien expliquer au client l'ensemble des points. Je n'ai pas fait apparaître un document qui s'intitule "Tâches restantes" qui fait le point, comme son nom l'indique, de ce qui restait à faire.

Malgré tout le travail préparatoire réalisé, une énergie, une motivation et une détermination exemplaire, le client a finalement décidé d'annuler son congrès. La raison essentielle évoquée est une prise de risques trop importante pour les congressistes et l'ensemble des intervenants au vue de la situation épidémiologique mondiale constatée à ce moment-là (fin juillet 2022).

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Lors de leur premier Café Freelance sur Lyon, ils ont proposé aux personnes présentes de pouvoir organiser pour eux cet événement chaque mois. C'est à cet appel que j'ai répondu favorablement. Voici donc les missions que j'ai réalisées pour leur compte (Avril à Décembre) :

- Développer le concept sur Lyon en élargissant la communication virtuelle et réelle,

- Trouver de nouveaux partenaires pour accueillir physiquement l'événement,

- Installer les supports de communication et la vidéo le jour J,

- Accueillir les personnes inscrites à l'événement via la plateforme EventBride et les non inscrites,

- Animer les Cafés,

- Développer sur Lyon un champ de partenariats permettant aux freelances d'avoir accès à des services avec des prix négociés.

C'était une aventure intéressante et je suis heureux d'avoir pu y participer. J'ai fait mon maximum pour surtout développer l'accueil de l'événement dans de nouveaux lieux. Grâce à mon investissement, les Cafés Freelance by Coworkees Lyon a de tous nouveaux partenaires qui vont accompagner ce développement dans un but de co-construction. Après ce travail riche, j'ai pris la décision de quitter l'aventure pour laisser ma place à d'autres freelances de prendre les rennes et de vivre une aventure enrichissante. Mon travail d'organisation ayant été accompli, je me suis focalisé sur de nouveaux projets.

Retrouvez la recommandation faite par le Directeur Général de La Cuisine du Web,

en cliquant ici.

Dans le cadre du Forum de l'entrepreneuriat 2017 qui s'est tenu sur trois villes, j'ai été un des deux assistants de la Chef de projet. J'ai réalisé les missions principales suivantes :

Parcours Rapid'Experts :

- Mettre complètement en place les différentes bornes d'expertise où le visiteur avait accès en toute liberté, en présence des différents partenaires de l'événement),

- S'assurer que chaque borne avait bien ses représentants,

- Orienter les visiteurs.

Rendez-vous pré-qualifiés :

- Planifier et organiser des rendez-vous particuliers avec les partenaires, accessibles aux visiteurs par un appel auprès du Centre Contact Client (CCC) de la CCI qui filtrait les demandes,

- Gérer l'intégralité des plannings de présence de chaque expert,

- Assurer la liaison entre le CCC et moi-même pour une parfaite gestion,

Espaces Presse :

- construire un espace gratuit, présent à l'entrée du Forum, pour l'ensemble des visiteurs ; il a été réalisé grâce aux différents partenariats que j'ai réussi à trouver grâce à la présence de certaines publications en lien avec le monde entrepreneurial (SOCIALTER / L'Express / Futuribles / guides "s'installer à" / Eco Réseau Business / La Tribune de Lyon / Le Progrès Economique / Le Tout Lyon affiche / Bref Eco),

- gérer son approvisionnement tout au long du Forum.

Speed Business Meeting sur la Loire :

- concevoir, organiser et mettre en place des rencontres sur un format rapide pour aider à développer le réseau des entrepreneurs ou porteurs de projets qui ont participé à cet atelier,

- Concevoir et créer un atelier avec un partenariat sur la présentation et la posture a adopté en fonction de son interlocuteur,

Site internet "Pitch ta boîte" :

- Mettre à jour l'ensemble du site

- Revoir la présentation des vidéos des participants.

Veille écosystème de l'entrepreneuriat sur la Loire :

- créer une base de données la plus complète possible qui référence toutes les structures, organisations, entreprises ... qui agissent sur le territoire en lien direct avec l'entrepreneuriat.

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